あなたの会社で、営業会議の頻度と１回に使う時間はどれくらいでしょうか？
営業会議は目標を達成させるために行うので、報告会だったりで不必要な時間を使っていませんか。
営業会議の頻度は多すぎず、少なすぎず、そして必要最低限の時間で行うことで成果を上げることができます。
本記事では、営業会議を、まずは、2週間に１回でかつ１回あたりの時間は30分が良いことを推奨しています。
会議のやり方を変えたい、成果の上がる会議について知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
営業会議に不必要な３つのこと
まず、ほかの記事で、予算目標を達成するためには、大量行動が必要であることをお伝えしました。
詳細についてはこちらの記事をご確認ください。
大量行動を実現するためには、営業会議が重要であるため、会議方針の改革が必要にとなります。
そして会議の進め方で問題となる点が３つあるのでここで紹介します。
１つ目は、会議をやる目的がはっきりしていないこと。
やる目的がはっきりしていないと会議が終わった後に、各々がやることがわからず、結果的に無駄な時間を使ってしまうことになります。
２つ目は、会議が報告で終わってしまっていることです
そもそも報告は会議に必要なことでしょうか？
目標達成に向けた議論がない場合は必要ないので、メールなどで共有するようにしましょう。
３つ目は、次の行動が決まらないことです
会議では次回の会議までの間に、それぞれがやるべき項目と、その期限を決める必要があります。
会議は仕事ではなくて、目標達成させるための道具なので、明確な目的を持って開催する必要があります。
そして目標達成させるためにやるべきことは「行動量・行動スピード」を上げましょう。
行動量と行動スピードを上げることで自然と、ムリ、ムダ、ムラがなくなっていきます。
会議をどのように改善するかを検討するのではなく、行動量と行動スピードを上げた結果、会議が改善されていく。と言うことが正しい手順です。
会議でやるべきこととは
会議の基本的なスタンスは2週間に１回30分が目安です。
会議は頻繁にやる必要もないですし、会議の時間が1時間となると長い印象です。
参考までにですが、人間の作業の区切りは30分と言われているので、2週間に１回で30分が妥当と言えます。
また30分と時間を設定することで、参加者は「30分で終わらせないといけない」という考えになり「30分で終わるためにはどうした良いか？」と考えて自発的に行動するようになります。
そして30分という短い時間なのでより濃密な時間を過ごすことができます。
30分の会議でやる内容は一択で「白地」をいかに作るか？という内容のみです。
ここで「見込み」や「仕掛け」の報告が必要だと思うかもしれませんが、本当に必要でしょうか？
見込みは会議でなくても週１などメールなどで報告すれば良いですし、「仕掛け」については逆に会議まで待つことができないケースが多いのではないのでしょうか？
仕掛けについては、毎日数件お客様と接触をする中で、気づきや改善案が出るかもしれませんが、その場で上司に相談しないと忘れてしまいます。
なので本来、「仕掛け」についてはリアルタイムで「報・連・相」することが重要となります。
白地の重要性については、そもそも営業活動の８０％は白地を作ることなので、白地をしっかり作る必要があります。
多くの白地を作り出し、顧客との信頼関係を作ることが「絶対に目標を達成させる」ために再重要なことです。
そして会議でやることの１つとして、部下に対して「いつまでに、どれくらい積み上げるか」と言う「期限とノルマ」をコミットさせるようにしましょう。
これを定期的に行うことで会議の都度、しっかりとしたPDCAを回すことができます。
部下に改善案を出させる方法とは
ここからは部下に会議で改善を出させる方法について話していきます。
まず部下には「正解も不正解もないから３つ改善案を出してほしい」と言ってみてください。
ここで押さえるべきポイントは「正解も不正解もない」と言う点になります。
理由は上司が改善案を出すように！と言っても、部下は萎縮してしまうことが多く、結果的にできない理由を考えてしまいます。
これでは良い方向性に物事を進めることができないので、部下が答えやすいような「言い回し」を使うことが大切です。
一例ですが、会議のある日の朝9時までに、自分の意見をメールで上司に送る。
ということをルールとして決めてしまうのはいかがでしょうか。
ぜひ、一度試してみてください。
ここでは2週間に１回の会議とお伝えしましが、あなたの職場ではいかがでしょうか？
月に１回の会議としている場合もあるかも知れませんが、より結果を出すためには、会議を増やすことでPDCAのサイクルを早く回すことができます。
自身の職場にあったやり方で一度、会議の回数や時間を見直してみてください。
まとめ
今回は営業会議の頻度や必要性についてお伝えしました。
結論、営業会議は2週間に１回で30分が良い目安となります。
営業会議は、目標を達成させるために行うもので会議の内容もいかに新規顧客を作るか？ということに注力します。
会議の目的を改めるだけで、不必要な会議がなくなり、会議自体の内容も濃くなります。
すぐに行動に移せるアクションプランとして既存の会議について一度見直してみてはいかがでしょうか。
