毎日毎日、やってもやっても終わらない仕事。
プレゼン資料を作る、会議をする、終われば議事録を作成し、経費の精算もする。
アポイントの電話、メールの返信、、、挙げればきりがありません。
会社から言われている目標を達成することはわかるし、やろうと頑張ろうとするけど、やらなければいけないことが多すぎて、なかなか大事なことに行動を移せないことがあるかもしれません。
ですが、ここで一度、あなたの仕事を振り返ってみてください。
「営業の事務作業で本当に必要なことは何でしょうか？」
会議や資料作成など色々とありますが、営業の仕事は予算目標を達成することなので、目標達成に不要なことはやらなくても良い、ということです。
本記事では何をやって何をやらなくて良いか解説しますので、業務効率化や目標達成に向けてやるべきことが明確になっていない方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
大量行動が原理原則である
目標達成に向けて営業がやることは数字を上げることで、その行動を増やすためには時間の使い方や改善が必要となります。そしてそのために最初にやることは決まっており、とてもシンプルです。
何をやるかというと「大量行動する」ただそれだけです。
ただそれは行動する量を今よりも２０％・３０％増加するのではなくて、3倍や4倍にするということです。
少し増やすだけでは抜本的な改善になりませんし、ただやることが少し増えただけでストレスが溜まり現状バイアスを外すことができません。
現状バイアスとは、今の状況から変化することが嫌で変化しないように現状を維持したくなってしまう心理のことです。
大量行動を決意し、実行することで自然といらない無駄が減っていきます。
理想は「やめざる得なくなったのでやめた、実際にやめても一切問題ないことに気が付いた」と言うことです。
このように業務改善では「なくす」「任せる」「短くする」ことに注目します。
「任せる」と「短くする」については個人の業務内容によって変動があるので、まずは「なくす」ことに意識を向けて、「なくしても良い業務」をピックアップしましょう。
会議は少人数が最適である
日々の業務をこなしていると、会議がよくありませんか？
会議の中にも必要な会議と必要でない会議があります。
必要のない会議は積極的に減らし、その時間を顧客の時間へと当てましょう。
ここでは会議の正しい在り方について考えていきます。
まず有意義な会議ができるのは参加者が5名〜10名以下です。
たまに「今度の会議だけど〇〇君にとっても参考になると思うから参加した方がいいよ」や「〇〇課の〇〇さんも関係あるだろうから声をかけてね」ということを聞きますが辞めましょう。
このように「ついでに会議に参加する」という参加者が増えることは、会議の目的がしっかりと定まっていないから起きる現象です。
また人が増えるほど、自分の意見が出しにくくなります。
1対多数のコミュニケーションでなく、1対1のコミュニケーションを心がけることで、質の高い会議ができますし、会議とは話し合う場なので、全体に向けての報告事項などといった情報伝達の項目は全てなしにしましょう。
では会議はそもそも何名でやることが理想的なのでしょうか？
その答えは5名〜10名以下です。
これは「統制範囲の原則」にもあるように、1人の人間が直接的に管理できる人数には限界があり、その人数が5名〜10名以下と言われているからです。
ご自身の仕事で会議の回数が多いようであれば、一度会議の目的や人数の見直しをお勧めします。
そしてもし無駄な会議があればその時間を顧客へアプローチするなど、目標達成に向けた行動の時間に充ててみるのはいかがでしょうか？
また無駄な会議がなくなるということは、資料作成を省くことができます。
そもそもの話になりますが、営業で資料を作成する必要はないので、総務部など日常的に資料を作成する部署に依頼しましょう。
目的のない営業日報は不要である
まず初めにお伝えします。
目標達成やそこに関係する営業員の成長につながらないのであれば、やらない方がまだましです。
そのように活用できるように日報や使い方の改善をするようにしましょう。
多くの営業は1年間の間で目標を達成すべく活動し売り上げを立てます。
そのため１日毎で明確に達成するノルマはありません。
営業日報は本来、目標達成の補助をしてくれるツールであるため、「今日1日は何をしたか」ではなく「目標を必達するために何が足りないのか」を見ていくことが大切です。
まとめ
今回は営業でやっている実は不必要なことについて解説していました。
大前提として営業の役割は「目標数値を達成」することなので、それに関連のない仕事はやらないことが鉄則です。
そのためにやる最初のアクションプランは、「大量行動をする」ことです。
大量行動をする中で、必要だったものが本当は必要なかったと気づくことができます。
そのほかにも、会議を見直しすることが挙げられます。
一番行動に移しやすい項目は「会議を見直す」ことなので、ぜひ明日から取り組んでみてはいかがでしょうか
